就活におけるメールマナー 最低限押さえておきたいポイント

 

企業へのメールの書き方」では、基本的なメールの型を紹介しました。

皆さんは、もう紹介した基本的な型通りにメールを書くことが出来ると思います。

今回は、もう少し細かいメールのマナーについて書いていきたいと思います。
このメールマナーは社会人になっても必須なので、早いうちにマスターしておきましょう。

返信する際はそれまでのメールのやり取りを消さない

これは学生がよくやってっしまうミスなのですが、返信する際に相手が送ってきた元メールが記載されると思います。
このメールを消してしまうと、相手はこれまでのメールのやり取りがわからなくなってしまうため、今までの内容を確認するために、過去のメールを読み返さなくてはならなくなってしまいます。

お互いのやり取りを残し、スムーズに連絡を取るためにも、元メールの文章は全文残すのが基本となります。

メールアドレスに注意!

よく自分のメールアドレスをjunya-love-foever@docomo.co.jpやmannzi-fight@docomo.co.jpなどとしている人がいますが、これはビジネスシーンにおいて適切なメールアドレスではありません。

こういったメールアドレスにしている場合は、就活をきっかけに新たなメールアドレスを作成したほうがよいでしょう。
新しくメールアドレスを作る場合は、Gmailで作るといいでしょう。迷惑メールの数が圧倒的に少なく、携帯からもスムーズに使用することが出来るので、誰でも簡単に使うことが出来ます。

出来るだけ早く返信する

Lineなどではよく未読のまま放置する人がいるかもしれませんが、就活の際には、メールに気づいたらその場ですぐに返すべきでしょう。

どれだけ遅くても24時間以内に返すのがビジネスの世界ではマナーとなります。
24時間経ってもメールが返ってこないと、相手は読んだか読んでいないのかもわかりません。

どれだけ忙しくて返信が出来ないときでも、受け取りの報告だけどもしましょう。
その際に、いつまでに回答できるか具体的な日時を告げられれば、より良いでしょう。

(例)メール受け取り報告メール

 

メールを拝見しました。
この件につきましては社内で確認して、明後日(9日)までに対応させていただきます。

メールを送ったらだめな時間帯?

就活生は、夜にメールは送っては行けないと思っているかもしれませんが、メールはいつ送ってもいいです。
深夜の2時であろうが、早朝の5時であろうがいつでもいいです。

ただ相手からの返事をすぐに欲しい場合は相手の企業の就業時間内が良いでしょう。

文字化けに注意!

半角カタカナや記号などは、文字化けする恐れがあります。
①やⅠのような環境依存文字はよく文字化けするので、絶対に避けましょう。

こちらでは普通に見えていても、受け取った側では文字化けしてしまうことがよくあります。
表記に関してはカタカナは全角で書き、英数字は半角で統一しましょう。

言うまでもないかもしれませんが、顔文字や☆や♪等の記号はビジネスシーンで使うことはありません。

もし、人事部のおじさんが「明日面接だね(*´ω`*)」などと送って来ることがあれば、その企業を受けるのはやめておきましょう。

短く簡潔に

社会人の方たちは基本的に非常に忙しいです。
そのため、ダラダラと長いメールを送るのはやめましょう。

学生は、あまりメールに慣れていないので、丁寧に書こうとするあまり無駄な文章を多く書いてしまう傾向があるため気をつけましょう。

また、改行がないと文章は読みづらいので、受け取る側の読みやすさに配慮して1行は30字以内に収め、3~4行ごとに改行を行うとよいでしょう。

いかがでしたでしょうか。
知らなかったメールのマナーもあったかもしれません。
上記は、就活において必ず守るべきメールマナーなので、ぜひ覚えておきましょう。

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